Путевой лист для автобуса необщего пользования — с изменениями на 2021 год

Подробная инструкция по заполнению

Сначала разберемся с определениями. Автобусы общего пользования всем хорошо известны – это те, что совершают регулярные рейсы по установленным маршрутам. С автобусами необщего пользования чуть сложнее.

В законодательстве четкого определения для таких автобусов нет, все пользуются нормами сложившейся практики. И исходя из практики, автобусы необщего пользования предназначены:

1. для внутрикорпоративных целей. Например, компания на своем автобусе привозит сотрудников на работу и отвозит домой. Или школа привозит/отвозит детей из отдаленных деревень. В общем, понятно.
2. для разовых коммерческих перевозок. То есть это обычный «заказной» транспорт для любых нужд: свадьба, экскурсия, организованная поездка тех же детей в другой город и т.д.

Для автобусов необщего пользования разработана своя форма путевого листа – 6 спец (Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N78). В зависимости от типа автобуса (коммерческий или внутрикорпоративный), есть особенности в заполнении путевого листа. Поэтому, чтобы не было путаницы, мы сегодня разберем только один тип, внутрикорпоративный.

Путевой лист для автобуса необщего пользования: лицевая сторона

Возьмем для примера школьный автобус, который привозит детей из деревни на занятия и отвозит обратно домой. Ниже вы найдете пошаговую инструкцию по заполнению путевого листа.

Обратите внимание! Если вы не пользуетесь унифицированными бланками, а разрабатываете  форму путевого листа сами, то вы должны включить в него набор обязательных реквизитов. Такие реквизиты приведены в приказе Минтранса № 368 от 11.09.2020. Ниже мы будем отмечать такие реквизиты пометкой «обязательно».

Вот так выглядит лицевая сторона путевого листа.

Как заполнять колонку с общими сведениями

Начнем с самого верха путевого листа.

Название (обязательно). Если у нас унифицированный путевой лист, то в нем уже написано: «Путевой лист автобуса необщего пользования». Если нет – пишем сами.

Серия. Она обычно указывается при заказе бланков в типографии. Можно придумать и указывать свою, если удобнее вести учет путевых листов еще и по сериям. Впрочем, серии может и не быть –  в нашем примере нет.

Номер (обязательно). Укажите порядковый номер путевого листа согласно внутренней системе нумерации предприятия, в примере 04.5.3.

Срок действия (обязательно). Число, месяц и год, в течение которой путевой лист автобуса может быть использован. По действующему законодательству (с 1 марта 2019 года), путевой лист оформляется на один рейс или на одну смену, если на нее приходится несколько рейсов. В примере: 05 февраля 2021 года. А просто так взять и оформить путевой лист на любое количество смен и на любой срок до 30 дней, как часто делали раньше, больше, к сожалению, нельзя.

Организация (обязательно). Если собственник — юридическое лицо, то нужно вписать наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона и ОГРН (основной регистрационный номер), который присваивается компании при регистрации и состоит из 13-ти цифр. Пример: МАОУ СОШ № 55, г. Реж, ул. Смазчиков, 15, (34364) 3-15-84, ОГРН  0296052416295.

Важно! Если организация использует арендованное ТС, то в графе “сведения о собственнике” необходимо указать сведения именно об организации (не об арендодателе). При этом не имеет значения, является арендодатель физическим или юридическим лицом.

Марка и модель автобуса (обязательно). Например, MAPЗ-9810.

Государственный номерной знак (обязательно). Например, t341хм/50rus.

Водитель (обязательно). Здесь указывается ФИО водителя, например: Иванов Иван Иванович. Обратите внимание, не фамилия с инициалами, а ФИО полностью!

Удостоверение. Это номер водительского удостоверения водителя, например, 77 МВ 100 866.

Класс. Указываем классность водителя (если классность утверждена и используется на предприятии). Часто вместо класса указывают категорию, как в нашем примере: B, D.

Лицензионная карточка. Сейчас автобусы хоть для своих нужд, хоть под заказ, не могут ездить без лицензий. То есть, в целом реквизит для путевых листов не обязательный, но если есть лицензия – необходимо ее указать. Тип лицензионной карточки – по действующим правилам о лицензировании лицензионные карточки не выдаются, соответственно, регистрационный номер указывать не надо.

Как заполнять в путевом листе колонку «Коды»

Форма по ОКУД. Общероссийский классификатор управленческой документации». За путевым листом автобуса необщего пользования закреплен  номер 0345007. Если бланк типографский, то нужный код уже вписан, если нет – впишите: 0345007.

Форма по ОКПО. Общероссийский классификатор предприятий и организаций. Впишите код, присвоенный вашей организации. Например, 85321644.

Режим работы. Режим, по которому работает водитель. В примере: посменно.

Колонна. Это подразделение (обычно на автотранспортном предприятии), которое состоит из нескольких бригад. У нас в примере колонн нет. Ставим прочерк.

Бригада. Тоже касается скорее автотранспортных предприятий, причем тех, где много водителей. У нас в примере нет. Тоже прочерк.

Строка под «бригадой». Она не названа, там указывается модель транспортного средства. Повторяем здесь номер из «Марки автобуса».

Гаражный номер. Это номер, который присваивается на предприятии каждому отдельному транспортному средству. Предприятие делает это исключительно для своего удобства и упрощения работы, реквизит это необязательный. У нас в примере: 05.

Табельный номер. Это табельный номер сотрудника, присвоенный ему отделом кадров организации. В примере: 068.

Сведения о перевозке

Это новый реквизит, который появился в путевых листах только в 2021 году. Здесь необходимо отразить информацию о виде сообщения и виде перевозки. В нашем случае:

Сведения о перевозке — пригородная перевозка для собственных нужд автобусом.

Подробнее о видах перевозки читайте здесь: Изменения в путевых листах с 2021 года.

Работа водителя и автобуса в путевом листе

Выезд из гаража. Если у Вас новый бланк, можно переименовать эту графу: “Выпуск на линию” (как в Приказе Минтранса № 368). Но содержание ее остается прежним: здесь мы отмечаем время по графику, нулевой пробег, показания спидометра и фактическое время на момент выезда из гаража.

Возвращение в гараж по окончании смены. Графа, в которой мы указываем все аналогичные показатели на момент возвращения в гараж по окончании смены (рейса).

Время по графику. Установленное время, в которое водитель обязан выехать из гаража для выполнения задания. В примере: выезд – 6.40, возвращение – 15.30.

Нулевой пробег. Записывается расстояние от гаража до первого пункта посадки (погрузки) и от последнего места высадки (разгрузки) до гаража.

Показания одометра (обязательно). В обязательных реквизитах значится пункт «Показания одометра», но во многих шаблонах отдельной графы под это не предусмотрено, зато есть графа “Показания спидометра”. В ней также можно указывать пройденное расстояние. В примере: на момент выезда из гаража – 57788, на момент возвращения – 57953.

Время фактическое, число, месяц (обязательно). Указывается время, когда автобус выехал и  вернулся в гараж по факту (не по графику, а как получилось в реальности). В примере: выезд – 6.40, возвращение – 15.30.

Движение горючего

Как рассчитываются нормы списания ГСМ, как производится списание ГСМ по нормам и сверх норм (в т.ч. за счет средств предприятия и за счет виновного лица), какие ошибки чаще всего допускают при учете ГСМ и запчастей и как это все правильно оформлять документально – очень подробно и с примерами в мастер-классе “Как вести учет ГСМ и запчастей в 1С”.

Марка. Здесь указываем марку топлива. У нас дизельное топливо, пишем: ДТ.

Код марки. Указывается согласно классификатору ОКПД, но это не обязательно. У нас прочерк.

Выдано. Сколько литров выдано перед выездом на смену/рейс. В примере: 50.

Остаток при выезде. Сколько литров было в баке при выезде (с учетом предыдущих остатков). В примере: 58.

Остаток при возврате. Сколько литров в баке осталось по возвращении в гараж. У нас: 9.

Сдано. В некоторых компаниях остатки топлива сдают, в нашем примере – нет. Прочерк.

Коэффициент изменения нормы. Указывается один общий на весь данный рабочий день коэффициент изменения нормы расхода горючего, связанный с работой по повышенной норме расхода топлива. Учет дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов производится с помощью поправочных коэффициентов.

Серия и номера выданных талонов на горючее. Если топливо в организации выдается по талонам, указываем номера. В нашем примере – нет. Тоже прочерк.  

Выдано по заправочному листу №. Если горючее выдается по заправочному листу – нужно указать его номер.

Водительское удостоверение проверил, задание выдал. Обычно всё это делает диспетчер (или иное лицо, назначенное руководителем). Ниже он ставит свою подпись.

Выдать горючего. Тоже компетенция диспетчера (про квалификационные требования к диспетчеру – кого можно назначить на эту должность, а кого нет – подробно можно прочитать по ссылке). Он указывает количество литров горючего, которое необходимо выдать водителю (пишем прописью!), и заверяет своей подписью.

Что писать в задании водителю в путевом листе

В чье распоряжение (наименование и адрес заказчика). Поскольку водитель ездит по делам школы, никакого внешнего заказчика у нас нет, то и в задании указываем свою  организацию.  В нашем примере водитель будет делать 2 рейса: привезет к 8.30 детей из д. Лесная, и в 14.00 увезет их после занятий обратно в деревню.

Время прибытия. Если бы у нас был внешний заказчик, мы бы писали, когда прибыли к нему. В данном случае пишем время, когда водитель начал выполнять задание: в 7.00 поехал за детьми, а в 14.00 поехал отвозить детей обратно.

Время убытия. Пишем время, когда водитель закончил задание: в 8.30 привез детей в школу, в 15.30 вернулся в гараж (после того, как отвез детей в деревню).

Количество часов. Путь от школы до деревни и обратно занимает 1 ч. 30 мин. Пишем это время в обоих заданиях.

Количество ездок.  В нашем примере 2 ездки.

Особые отметки. Любые отметки для водителя. В нашем примере: Без взимания платы; привезти на занятия детей из д. Лесная.

Как заполнять колонку о технической исправности ТС

Выпуск на линию разрешен. Контролер технического состояния автотранспортных средств производит осмотр, ставит дату и время и заверяет результат своей подписью. Формулировка "Выпуск на линию разрешен" должна быть обязательно: это требование Минтранса. Можно каждый раз писать эту фразу от руки или сразу напечатать в бланке путевого листа и заверять.

Напоминаем, что проводить техосмотр может только работник с дипломом контролера, независимо от того, является ли предприятие автотранспортным или использует транспорт для собственных нужд.  Подробнее в статье "Нужен ли контролер в небольших организациях".

Выезд разрешен. Механик/Контролер (обязательно). В старых бланках стоит «механик», но по действующему законодательству  здесь должно расписываться лицо, в чьи должностные обязанности входит контроль технического состояния ТС и которое соответствует квалификационным требованиям. Как правило, это механик, но бывает по-разному. Поэтому можно написать механик/контролер, а также подпись и расшифровка (фамилия, инициалы).

Автобус принял. Водитель. Подпись водителя, расшифровка.

Сдал водитель. После возвращения в гараж транспортное средство снова должен осмотреть контролер (послерейсовый осмотр). Водитель сдает автобус ему, ставит подпись и дает расшифровку.

Принял механик/контролер (обязательно). Контролер заверяет результаты послерейсового осмотра своей подписью.

Отметка врача

Прошел предрейсовый медосмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен (обязательно). Именно такую пометку должен ставить в путевом листе медработник, который проводил предрейсовый осмотр водителя. Пометка может быть как рукописной, так и уже напечатанной в бланке, даже можно сделать штамп. Главное, что медработник должен заверить ее свой подписью, указывая должность, фамилию и инициалы). В примере: Терапевт Лютикова П.О.

Кроме того, в документе должна быть указана дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. В примере: 05 февраля 2021 года.

Если у организации нет медицинского работника, значит должен быть заключен договор на оказание соответствующих услуг с медицинской организацией (наличие лицензии обязательно).

Путевой лист для автобуса необщего пользования: оборотная сторона

Что писать в графе «Маршрут движения»

В бланке написано «заполняется заказчиком», но поскольку у нас заказчика нет, заполняем сами.

Номер ездки.  В нашем случае 2 ездки: от деревни до школы и обратно. До деревни и обратно до гаража – это  так называемый «нулевой пробег».

Откуда и куда едет водитель. В нашем случае – из школы в д. Лесную, потом обратно. Потом повторяем тот же маршрут (после занятий).

Какой пробег с пассажирами и без. В нашем примере водитель 2 раза едет без пассажиров (когда едет забирать детей из деревни и когда возвращается после того, как отвез их обратно). Километраж в один конец – 40 км.

Простои на линии. Работник службы техпомощи или уполномоченное на то лицо в соответствующих графах записывает причину простоя, дату и время начала и окончания простоя и удостоверяет эти записи своей подписью.

Как заполнять «Результат работы автобуса»

Расход горючего, по норме. Существуют определенные нормы расхода топлива для разных моделей транспортных средств, утвержденные Минтрансом.

Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (ред. от 20.09.2018) "О введении в действие методических рекомендаций "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (Письмом Минюста России от 21.09.2009 N 03-2609 предписано руководствоваться данным документом в целях организации эксплуатации транспортных средств). Как правильно рассчитать нормы для своего предприятия, чтобы потом не было проблем с обоснованием расходов перед налоговой инспекции - в мастер-классе "Учет ГСМ и запчастей в 1С"

В примере: 47 л.

Расход горючего, фактически. Пишем, сколько литров горючего ушло по факту, за всю смену. В примере: 49 л.

Время в наряде, всего. Общее время, потраченное водителем на выполнение заданий. В примере: 3 часа.

Время в наряде (простои по техническим причинам). По техническим причинам простоев не было, поэтому прочерк.

Пробег, всего. Сколько километров «наездили» за всю смену. В примере: 160 км.

Пробег, с пассажирами. У нас получилось 80 км. (половину расстояния ездили без пассажиров)

Разделы: Таксировка, Зарплата и  Талон заказчика

Эти разделы оставляем пустыми, поскольку внешнего заказчика у нас нет и выставлять кому-то счет на оплату транспортных услуг нам не нужно.

Авторы статьи: Ольга Карагаева, Елена Чекасина.