Электронные путевые листы: как это работает

Как известно, с 1 марта 2023 года путевой лист можно оформлять в электронном виде. Эта возможность, закрепленная в Федеральном законе № 259-ФЗ, большинством предприятий пока не востребована: переход на новый формат путевых листов представляется непростым. Однако узнавать подробнее об этом формате надо уже сейчас.

Когда электронные путевые листы будут обязательны?

Пока использование электронных путевых листов — это право, а не обязанность. Организации и индивидуальные предприниматели могут по-прежнему продолжать оформлять путевые листы на бумаге.

Да, Минтранс в одном из своих писем предупреждал, что министерство планирует ввести обязанность оформлять путевые листы в электронном формате с 2024 года. Однако пока никаких нормативных правовых актов, устанавливающих такую обязанность, не появилось. Мы бдительно следим за всеми изменениями в сфере ОБДД, поэтому будем держать вас в курсе, если такие поправки будут приняты.

В целом, учитывая тотальную цифровизацию документооборота во всех отраслях экономики, можно предположить, что переход на электронные путевые листы в ближайшие годы неизбежен. Но пока никаких четких сроков не обозначено.

Что такое электронный путевой лист?

Порядок формирования электронного путевого листа установлен Приказом Минтранса от 28 сентября 2022 года № 390, вступившем в силу 1 марта 2023 года. В приказе перечислен обновленный состав сведений для путевых листов, причем эти требования распространяются на оба типа путевых листов — как бумажные, так и электронные.

Электронный путевой лист (ЭПЛ), по сути, представляет собой цифровой аналог бумажного документа. Мы уже писали о том, что такое путевой лист и для чего он нужен. Кратко повторим здесь. Путевой лист — это документ, необходимый для учета и контроля работы транспорта, а также водителя. Кроме того, путевой лист может выполнять функцию первичного документа: он позволяет сделать расчет стоимости услуг, уменьшить налогооблагаемую базу, начислить зарплату водителям и т.д.

В соответствии с УАТ РФ путевой лист можно использовать в грузоперевозках на любые расстояния или во внутригородских, пригородных, междугородных пассажирских перевозках на маршрутных такси, автобусах, трамваях и троллейбусах. Все эти положения абсолютно применимы и к электронному листу.

Как оформляется электронный путевой лист

Электронный путевой лист должен быть оформлен на каждое ТС, участвующее в грузовых или пассажирских перевозках. Его можно оформить более чем на один день. В таком случае указывают даты (день, месяц, год) начала и окончания периода, в течение которого он будет использоваться (если рейс превышает длительность рабочего дня или рабочей смены водителя). Если предполагается выполнение нескольких рейсов, возможно создание одного путевого листа, однако в документе следует указать все рейсы.

Если несколько водителей управляют одним автомобилем, можно подготовить отдельный электронный путевой лист для каждого водителя или один документ для всех.

Формат электронного путевого листа утвержден Приказом ФНС России от 17 февраля 2023 года № ЕД-7-26/116@. ЭПЛ в соответствии с ним представляет собой файл в формате XML, который состоит из так называемых «титулов», то есть файлов обмена. Подробные требования к формату ЭПЛ можно скачать здесь.

По сути, титулы должны содержать все обязательные для указания в путевом листе сведения, то есть обязательные реквизиты бумажного путевого листа:

• срок действия документа,
• данные лица, оформившего лист,
• сведения о транспортном средстве,
• данные водителя,
• данные о проведении медосмотра,
• результат контроля техсостояния и показания одометра,
• дата и время выезда и возвращения на парковку,
• вид перевозки и сообщения.

Для ЭПЛ предусмотрено шесть файлов обмена, которые представляют собой цепочку взаимосвязанных XML-файлов. Первые четыре титула обязательны, а последние два нужны только в определенных случаях.

Первый титул. Об обстоятельствах и особенностях рейса. Он включает в себя сведения:

• о лице, оформившем путевой лист,
• о сроке действия путевого листа,
• о транспортном средстве,
• о водителе,
• о виде перевозки,
• о виде сообщения.

Его формирует и подписывает владелец ТС. И только в случаях эксплуатации ТС на основе аренды с экипажем, такая обязанность лежит на арендодателе.

Второй титул. О результатах предсменного (предрейсового) медосмотра водителя. Включает в себя сведения:

• о медицинском работнике и медицинской организации,
• о водителе транспортного средства,
• о дате и времени медосмотра,
• о результатах медосмотра.

Его подписывает медработник, проводивший медосмотр. Это может быть штатный сотрудник предприятия, но чаще всего — работник внешней медицинской организации, которая оказывает услуги по проведению медосмотров. Таких титулов может быть несколько, если в перевозке участвует несколько водителей.

Третий титул. О результатах предрейсового контроля технического состояния транспортного средства. Включает в себя сведения:

• о должностном лице, ответственном за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспортного средства;
• о дате и времени предрейсового контроля технического состояния транспортного средства;
• о результатах технического осмотра;
• о дате и времени выпуска транспортного средства на линию.

Формирует и подписывает лицо, назначенное ответственным за техническое состояние и безопасную эксплуатацию ТС.

Четвертый титул. О показаниях одометра при выезде транспортного средства с парковочного места или приеме от другого водителя. Включает в себя сведения:

• о дате и времени выезда с парковки или приёма транспортного средства,
• о показаниях одометра при выезде с парковки.

Подписывает лицо, ответственное за выпуск ТС на линию. Напомним, что это не обязательно контролер: Кто ставит в путевом листе отметку «Выпуск на линию разрешен?»

Пятый титул. О показаниях одометра при заезде транспортного средства на парковку или сдаче другому водителю. Включает в себя сведения:

• о дате и времени заезда транспортного средства на парковку или сдачи транспортного средства другому водителю,
• о показаниях одометра при заезде парковку или сдаче другому водителю.

Формирует и подписывает уполномоченное на это лицо.

Шестой титул. О результатах послерейсового медицинского контроля. Указанный титул обязателен при перевозке пассажиров или перевозке опасных грузов. Поэтому при других перевозках он может отсутствовать. Он включает в себя сведения:

• о медицинском работнике и медицинской организации,
• о водителе транспортного средства,
• о дате и времени медосмотра,
• о результатах медосмотра.

Таких титулов также может быть несколько, если в перевозке участвует несколько водителей. Подписывает медработник, проводивший медосмотр.

Титулы электронного путевого листа участники перевозки подписывают усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП) или усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), которые можно получить в удостоверяющем центре или в мобильном приложении «Госключ».

Обмен электронными путевыми листами

Документооборот при использовании электронных путевых листов происходит через ГИС ЭПД — информационную систему электронных перевозочных документов. Эта система хранит путевые листы, определяет статус их обработки, проверяет электронные подписи и передает соответствующую информацию в федеральные органы исполнительной власти.

Для формирования электронных путевых листов необходимо заключить соглашение с одним из аккредитованных операторов ИС ЭПД — это компании, которые занимаются разработкой решений для электронного документооборота. Каждая из этих компаний:

• предоставляет сервис для работы с электронными путевыми листами;
• направляет путевые листы в ГИС ЭПД;
• возвращает путевые листы перевозчику в случае выявления ошибок или несоответствия формату.

Важно! Первые четыре титула электронного путевого листа отправляются одновременно в форме пакета, а пятый и шестой — вместе или по отдельности.

Что необходимо для перехода на электронные путевые листы

1. Провести обучение персонала работе с ЭПЛ.
2. Выбрать оператора ИС ЭПД ЭДО, у которого имеется функционал по работе с ЭПЛ (заключить договор).
3. Получить электронные подписи для всех сотрудников, участвующих в формировании ЭПЛ.
4. В личном кабинете оператора ИС ЭПД зарегистрировать каждого водителя и каждый автомобиль, используемый в перевозках. Указания относительно процедуры регистрации необходимо смотреть в базе знаний оператора.
5. Установить на планшет или смартфон водителя приложение оператора ИС ЭПД для работы с электронными путевыми листами.

Напоминаем, что электронный путевой лист должен храниться не менее 5 лет после окончания перевозки.

А если на дороге не будет связи?

Это самый пугающий фактор, из-за которого многие перевозчики не хотят переходить на электронный формат электронных путевых листов. На самом деле бояться тут нечего.

Во время рейса электронный путевой лист находится в мобильном приложении у водителя и доступен, даже если на трассе отсутствует связь. При контроле на дорогах водитель предъявляет инспектору ГИБДД анимированный QR-код, специализированное приложение на планшете инспектора сканирует и отображает закодированную в QR-коде информацию, содержащуюся в путевом листе, независимо от наличия или отсутствия связи на дороге.

Но если вы хотите подстраховаться со всех сторон, можно взять с собой копию электронного путевого листа на бумажном носителе и предъявить ее. Приказ Минтранса № 390 это разрешает.

Статью подготовила: Ольга Карагаева