Обязательные реквизиты в путевом листе

Если вы используете в работе своей компании транспортные средства (легковые автомобили, грузовики, автобусы), то обязаны заполнять путевые листы. Причем неважно, занимаетесь ли вы коммерческими перевозками или используете машины для собственных нужд. Закон в этом смысле для всех един. Подробнее о том, что такое путевой лист, можно прочитать в статье «Что такое путевой лист, для чего он нужен и кто обязан вести путевые листы?»

Можно ли самостоятельно разработать форму путевого листа

Существуют специальные бланки для путевых листов, отпечатанные типографским способом. Многие пользуются ими: они удобны для заполнения, их форма не вызывает вопросов у сотрудников ГИБДД. Но закон позволяет предприятиям разрабатывать форму путевых листов самостоятельно. При этом нужно:
— включить туда все обязательные реквизиты,
— зафиксировать новый бланк в учетной политике компании.

Какие реквизиты путевого листа являются обязательными

Обязательные реквизиты путевого листа утверждены Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152. 
Итак, какие пункты туда входят?

1. Наименование и номер путевого листа

Если вы используете типографские бланки, то там в шапке документа уже стоит: «Путевой лист автобуса», «Путевой лист легкового автомобиля» и т.д. Если у вас своя форма путевого листа, впишите наименование сами.
Каждый путевой лист должен иметь хронологический номер. При этом система нумерации может быть любой (в том числе с латинским алфавитом, индексами и т.д.), это определяет сама компания.

2. Срок действия путевого листа

Это дата (число, месяц и год), в течение которой путевой лист может быть использован.
Обратите внимание! С 1 марта 2019 года путевой лист оформляется на один рейс или смену (в течение которой может быть несколько рейсов). Выписывать путевой лист на месяц, как раньше, теперь нельзя.

3. Сведения о собственнике

Что здесь писать? Это зависит от того, кто владелец транспортного средства – юридическое лицо (организация) или ИП.
Если юридическое лицо, то указываем:
— название организации,
— ее организационно-правовую форму,
— местонахождение (подробный адрес),
— номер телефона,
— ОГРН (основной государственный регистрационный номер юридического лица).
Если индивидуальный предприниматель, то пишем:
— ФИО (полностью),
— почтовый адрес,
— номер телефона,
— ОГРН (основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя).

Заполняйте эту графу внимательно! Если из-за ошибок или неполных сведений (например, не указали ОГРН) проверяющие органы не смогут идентифицировать организацию, то документ могут не признать. И, соответственно, не учесть расходы на ГСМ.

4. Сведения о транспортном средстве

Подробно описываем само транспортное средство.

* Тип транспортного средства и его модель
То есть пишем, что это: легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус. Тут же указываем марку и модель, например: Skoda Octavia. Если у нас грузовой автомобиль с прицепом, прописываем модель прицепа.

* Государственный регистрационный знак
Он же – «Государственный номерной знак». Пишем здесь номер автомобиля/автобуса. Если есть прицеп, не забываем и про него (тоже обозначаем его номер).

* Показания одометра
Одометр обычно помещают в одном корпусе со спидометром. Поэтому в некоторых унифицированных бланках (например, для автобусов) пройденный километраж заносится в графу «Показания спидометра».
Проверьте, чтобы данные по участкам маршрута за смену совпадали с общим пробегом.

* Время выезда транспортного средства с места парковки и его заезда на парковку

Дату указываем подробно, то есть: число, месяц, год. То же касается времени: часы, минуты.

* Предрейсовый контроль технического состояния ТС
Такой контроль должен осуществлять специальный сотрудник – контролер технического состояния автотранспортных средств (подробнее о должности контролера здесь). Он ставит отметку об исправности/неисправности ТС, дату осмотра: число, месяц, год и время (часы, минуты) и заверяет данные своей подписью, с указанием фамилии и инициалов.

5. Сведения о водителе в путевом листе

* ФИО
Не инициалы, а именно ФИО полностью, причем без ошибок и опечаток. Если инспекторы решат, что такого человека нет в штате компании, то могут счесть, что поездка не связана с производственной деятельностью. И, соответственно, снимут расходы.

* Предрейсовый и послерейсовый медицинский осмотр

В унифицированных бланках есть место для штампа медицинского работника, но с 1 марта 2019 года такой штамп не нужны. А нужно вот это (касается как предрейсового, так и послерейсового осмотров):
— дата и время осмотра,
— результат (допущен ли водитель к вождению ТС),
— должность медработника,
— подпись и расшифровка (инициалы)
Будьте внимательны: только отметки об осмотре недостаточно. Если не будут указаны, например, дата и время осмотра или данные медработника, компанию и должностных лиц могут оштрафовать, подробнее о медосмотрах в статье «Просто о сложностях предрейсового и послерейсового медосмотра»

Вообще, это важно для любой графы: оформляя путевой лист, заполняйте все реквизиты тщательно.

А очень подробные пояснения по заполнению можно посмотреть, к примеру, в этой статье «Подробный пример с пояснениями, как заполняется путевой лист легкового автомобиля».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *