Если вы используете в работе своей компании транспортные средства (легковые автомобили, грузовики, автобусы), то обязаны заполнять путевые листы. Причем неважно, занимаетесь ли вы коммерческими перевозками или используете машины для собственных нужд. Закон в этом смысле для всех един. Подробнее о том, что такое путевой лист, можно прочитать в статье “Что такое путевой лист, для чего он нужен и кто обязан вести путевые листы?”
Можно ли самостоятельно разработать форму путевого листа
Существуют специальные бланки для путевых листов, отпечатанные типографским способом. Многие пользуются ими: они удобны для заполнения, их форма не вызывает вопросов у сотрудников ГИБДД. Но закон позволяет предприятиям разрабатывать форму путевых листов самостоятельно. При этом нужно:
– включить туда все обязательные реквизиты,
– зафиксировать новый бланк в учетной политике компании.
Обратите внимание!
Актуальные шаблоны путевых листов (легкового автомобиля, грузового автомобиля, автобуса) можно купить у нас на сайте.
Какие реквизиты путевого листа являются обязательными
Обязательные реквизиты путевого листа на 2021 – 2027 годы утверждены Приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368. Какие пункты туда входят?
1. Наименование и номер путевого листа
Если вы используете типографские бланки, то там в шапке документа уже стоит: «Путевой лист автобуса», «Путевой лист легкового автомобиля» и т.д. Если у вас своя форма путевого листа, впишите наименование сами.
Каждый путевой лист должен иметь хронологический номер. При этом система нумерации может быть любой (в том числе с латинским алфавитом, индексами и т.д.), это определяет сама компания.
2. Срок действия путевого листа
Это дата (число, месяц и год), в течение которой путевой лист может быть использован.
Путевой лист оформляется на один рейс или смену (в течение которой может быть несколько рейсов).
3. Сведения о собственнике
Что здесь писать? Это зависит от того, кто владелец транспортного средства – юридическое лицо (организация) или ИП.
Если юридическое лицо, то указываем:
✓ название организации,
✓ ее организационно-правовую форму,
✓ местонахождение (подробный адрес),
✓ номер телефона,
✓ ОГРН (основной государственный регистрационный номер юридического лица).
Если индивидуальный предприниматель, то пишем:
✓ ФИО (полностью),
✓ почтовый адрес,
✓ номер телефона,
✓ ОГРН (основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя).
Заполняйте эту графу внимательно! Если из-за ошибок или неполных сведений (например, не указали ОГРН) проверяющие органы не смогут идентифицировать организацию, то документ могут не признать. И, соответственно, не учесть расходы на ГСМ.
| ? Важно! Если организация использует арендованное ТС, то в графе “сведения о собственнике” необходимо указать сведения именно об организации (не об арендодателе). При этом не имеет значения, является арендодатель физическим или юридическим лицом. |
4. Сведения о транспортном средстве
Подробно описываем само транспортное средство.
► Тип транспортного средства, его марку и модель
То есть пишем, что это: легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус. Тут же указываем марку и модель, например: Skoda Octavia. Если у нас автомобиль (неважно, грузовой или легковой) с прицепом, прописываем марку и модель прицепа. Данные прицепа, по требованиям 2021 года, необходимо указывать даже у погрузчиков.
► Государственный регистрационный знак
Он же – «Государственный номерной знак». Пишем здесь номер автомобиля/автобуса. Если есть прицеп, не забываем и про него (тоже обозначаем его номер).
► Показания одометра
Одометр обычно помещают в одном корпусе со спидометром. Поэтому в некоторых унифицированных бланках (например, для автобусов) пройденный километраж заносится в графу «Показания спидометра».
Новые правила предписывают отмечать показания одометра не только при выезде с парковки, но и при заезде на парковку. Проверьте, чтобы данные по участкам маршрута за смену совпадали с общим пробегом.
► Время выпуска ТС на линию и его возвращения
Раньше эта графа называлась “Выезд с парковки и заезд на парковку”. С 2021 года наименование поменялось, а суть осталась та же.
Дату указываем подробно, то есть: число, месяц, год. То же касается времени: часы, минуты.
► Предрейсовый контроль технического состояния ТС
Такой контроль должен осуществлять специальный сотрудник – контролер технического состояния автотранспортных средств (подробнее о должности контролера здесь). Он ставит отметку “Выпуск на линию разрешен”, дату осмотра: число, месяц, год и время (часы, минуты) и заверяет данные своей подписью, с указанием фамилии и инициалов.
5. Сведения о водителе в путевом листе
► ФИО
Не инициалы, а именно ФИО полностью, причем без ошибок и опечаток. Если инспекторы решат, что такого человека нет в штате компании, то могут счесть, что поездка не связана с производственной деятельностью. И, соответственно, снимут расходы.
► Предрейсовый и послерейсовый медицинский осмотр
Предрейсовый медицинский осмотр оформлен правильно, если в путевом листе есть:
– дата и время осмотра,
– подпись и расшифровка (инициалы),
– должность медработника,
– отметка “Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен”.
Эта отметка может проставляться вручную или быть отдельной графой в путевом листе. А можно просто заказать штамп с соответствующим текстом — однако одного только штампа недостаточно. Если не будет данных медработника, даты и времени осмотра, то компанию и должностных лиц могут оштрафовать.
Подробнее о медосмотрах в статье “Просто о сложностях предрейсового и послерейсового медосмотра”.
6. Сведения о перевозке
Это новый пункт, введенный приказом Минтранса № 368 в 2021 году. В путевом листе для этого реквизита необходимо предусмотреть отдельную графу. В ней отражается информация о виде сообщения (городской, пригородный, междугородный, международный) и виде перевозки (подробнее читайте здесь).
Авторы статьи: Екатерина Давыдова, Елена Чекасина.