Как заполнять путевой лист грузового автомобиля в 2021 году

Путевые листы для грузовых автомобилей бывают двух типов:

• по форме № 4-п. Для грузовиков, которые работают по повременному тарифу. Форма рассчитана на перевозку грузов одному или двум заказчикам в течение рабочего дня (смены) водителя.
• по форме № 4-с. Этот бланк путевого листа используется при сдельной оплате работы (чем больше перевозок совершил, тем больше заработал).

В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно заполнять путевой лист для грузового автомобиля по форме № 4-п (повременной тариф, форма рассчитана на перевозку грузов одному или двум заказчикам в течение рабочего дня (смены) водителя).

Напомним, что унифицированные государственные бланки сейчас не обязательны, и вы можете разработать свою форму путевого листа. Но в этом случае вам необходимо включить туда все обязательные реквизиты, предусмотренные новым Приказом Минтранса № 368 от 11.09.2020. В разобранном ниже примере мы отметим обязательные реквизиты пометкой «обязательно».

Образец бланка путевого листа надо утвердить приказом и закрепить в учетной политике.

 Путевой лист для грузового автомобиля (форма № 4-п): лицевая сторона

Вот так выглядит лицевая сторона путевого листа для грузового автомобиля по форме № 4-п. Ее заполняет диспетчер (или уполномоченное лицо, назначенное руководителем компании).

Как заполнять колонку с общими сведениями

Название (обязательно). Если у нас унифицированный путевой лист, то в нем уже напечатано: «Путевой лист грузового автомобиля». Если нет – вписываем сами.

Серия. Она обычно указывается при заказе бланков в типографии. Можно придумать и указывать свою, если удобнее вести учет путевых листов еще и по сериям. Впрочем, серии может и не быть –  в нашем примере нет.

Номер (обязательно). Укажите порядковый номер путевого листа согласно внутренней системе нумерации предприятия. В примере: 03-55

Срок действия (обязательно). Число, месяц и год, в течение которой путевой лист грузовика может быть использован. Напомним, что по действующему законодательству (с 1 марта 2019 года), путевой лист оформляется на один рейс или на одну смену, если на нее приходится несколько рейсов.   В примере: с  30 января 2021 г.  по  30 января 2021 г.

Организация (обязательно). Если собственник — юридическое лицо, то нужно вписать наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона и ОГРН (основной регистрационный номер), который присваивается компании при регистрации и состоит из 13-ти цифр. У нас:  ООО “Ромашка”, Москва, ул. Ромашкина, д. 1, (495) 000-00-00, 1065042071798.

Код по ОКПО. Это общероссийский классификатор предприятий и организаций. Впишите код, присвоенный вашей организации. В примере: 46598111

Кстати: выданный путевой лист должен обязательно иметь дату выдачи, штамп и печать организации (при их наличии). Если штампа и печати нет, соответственно, ничего не ставим.

Сведения об автомобиле в путевом листе

Марка и модель автомобиля (обязательно). Например: ГАЗ-3302 “Газель” (мебельный фургон)

Государственный номерной знак (обязательно).  В примере: м333ом/55rus

Номер парковки. Указываем номер парковки (если на предприятии используется такая нумерация). Подробнее в разделе: «Коды».

Водитель (обязательно). Здесь указывается ФИО водителя, например: Иванов Иван Иванович. Обратите внимание, не фамилия с инициалами, а ФИО полностью!

Табельный номер. Указываем табельный номер водителя. (Подробнее в разделе «Коды».)

Удостоверение. Это номер водительского удостоверения водителя, например, 77 АА 777 777.

Прицеп 1. Если используется прицеп, также указываем его марку, модель и государственный номерной знак.

Прицеп 2. Если используется второй прицеп, заполняем графу по примеру Прицепа 1.

Сопровождающие лица. Например, грузчики: О.В. Хоменко, П.Р. Томичев

Коды в путевом листе

Режим работы. Указывается режим работы, например: работа в будние дни, выходной или праздничный день, по графику, командировка, номер смены и т.п. У нас: 1 смена.

Колонна. Это подразделение на автотранспортном предприятии, которое состоит из нескольких бригад. У нас в примере: 1.

Бригада. Номер бригады. У нас: 5.

Если ни бригад, ни колонн на предприятии нет, ставим прочерк.

Номер парковки. Под парковкой в форме путевого листа понимается место, предназначенное для  стоянки автомобиля  по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя. Парковочные места могут быть пронумерованы (исключительно для удобства предприятия, это не обязательное требование). В примере:  015.

Табельный номер. Это табельный номер сотрудника, присвоенный ему отделом кадров организации. Реквизит необязательный, но для бухгалтерии необходимый. В примере:  013.

Сведения о перевозке

Это новый реквизит, который появился в путевых листах только в 2021 году. Здесь необходимо отразить информацию о виде сообщения и виде перевозки. Подробнее об этом в статье: Изменения в путевых листах с 2021 года.

В нашем путевом листе для грузовика пишем:

Сведения о перевозке: перевозка груза в городском сообщении

Работа водителя и автомобиля

Выезд с парковки. В новом Приказе Минтранса № 368 этот пункт звучит как “Выпуск ТС на линию”. Но по факту — тот же “выезд с парковки”. В этой графе мы отмечаем время по графику, нулевой пробег, показания одометра и фактическое время на момент выпуска ТС на линию.

Возвращение на парковку по окончании смены (рабочего дня). Графа, в которой мы отмечаем время по графику, нулевой пробег, показания одометра и фактическое время на момент возвращения ТС по окончании рейса или смены.

Время по графику. Установленное время, в которое водитель обязан выехать с парковки для выполнения задания.  Выезд 9:30, возвращение 17:00.

Нулевой пробег. Указываем расстояние от парковки до первого пункта погрузки (в примере: 10 км.) и от последнего места разгрузки до парковки (в примере: 25 км.).

Показания одометра (обязательно). В примере: на момент выезда с парковки – 55100, на момент возвращения – 55250.

Если на один автомобиль оформлено несколько путевых листов (отдельно на каждого водителя), то дата, время и показания одометра при выезде автомобиля с парковки проставляются в путевом листе водителя, который выезжает с парковки первым.

При возвращении  автомобиля на парковку указанные сведения проставляются в путевом листе водителя, который заезжает  на  парковку последним.

Время фактическое (обязательно). Указывается время, когда грузовик выехал и  вернулся на парковку по факту (не по графику, а как получилось в реальности). Выезд 9:30, возвращение 17:00.

Подпись механика. Петров.

Расшифровка подписи. Фамилия полностью и инициалы: П.П. Петров

Движение горючего

Как рассчитываются нормы списания ГСМ, как производится списание ГСМ по нормам и сверх норм (в т.ч. за счет средств предприятия и за счет виновного лица), какие ошибки чаще всего допускают при учете ГСМ и запчастей и как это все правильно оформлять документально — очень подробно и с примерами в мастер-классе «Как вести учет ГСМ и запчастей в 1С».

Горючее (марка, код марки). В примере: дизельное топливо (ДТ).

Выдано. Сколько литров выдано перед выездом на смену/рейс.  У нас: 20.

Остаток (при выезде) Сколько литров было в баке при выезде (с учетом предыдущих остатков). В примере: 10.

Остаток (при возвращении) Сколько литров в баке осталось по возвращении в гараж. У нас:  9.

Сдано. Если остатки горючего по возвращении сдаются, указываем, сколько сдано. В примере – не сдаются, прочерк.

Коэффициент изменения нормы. Существуют нормы расхода топлива для конкретных видов автомобилей (они утверждены Распоряжением Минтранса РФ № АМ-23-р от 14 марта 2008 г.). Но эти нормы могут меняться: поправочные коэффициенты вводятся при работе зимой, в неблагоприятных условиях (например, в горах), после капремонта и т.д

Здесь записывается один общий на весь день работы автомобиля коэффициент изменения нормы расхода горючего.

Время работы (спецоборудования). Если грузовик используется, например, при строительных работах, то учитывается время спецоборудования (того же погрузочно-разгрузочного механизма).

Время работы (двигателя). Поскольку погрузочно-разгрузочные механизмы работают от двигателя машины, то указываем время работы двигателя. Это необходимо, чтобы рассчитать дополнительную норму топлива.

Подписи. Заправщика, механика, диспетчера.

Задание водителю

В чье распоряжение (наименование и адрес заказчика). Пишем форму организации, наименование и адрес фирмы-заказчика. В примере два заказчика: ООО “Лютик”, Москва, Заречный просп., д. 5; ООО “Василек”, Москва, пер. Барнаульский, д. 2Б.

Время прибытия.  Когда приехали к заказчику. В примере: к первому заказчику – 10:00, ко второму заказчику – 15:00.

Время убытия. Когда уехали от заказчика. В примере: От первого заказчика – 14:00, от второго заказчика – 16:00.

Количество часов. Сколько часов потрачено на задание. В примере: 1-й заказ – 4;  2-й заказ – 1.

Количество ездок.  Ездка – это движение от начального до конечного пункта с грузом (от погрузки до разгрузки). У нас: 1-й заказ – 8;  2-й заказ -1.

Предрейсовый осмотр водителя

Предрейсовый осмотр (обязательно).

Медработник, который проводил предрейсовый осмотр водителя, должен сделать пометку: “Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен” и заверить своей подрисью,  указывая должность, фамилию и инициалы). В примере: Врач-терапевт К.К. Козлова.

Чтобы каждый раз не писать от руки, можно предусмотреть в путевом листе отдельную строку либо заказать штамп.

Обратите внимание: в документе должна быть указана дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового медицинского осмотра водителя. В примере: 30.01.21, 8:30. 

Водительское удостоверение проверил, задание выдал, выдать горючего. Обычно всё это делает диспетчер (или иное лицо, назначенное руководителем). Ниже он ставит свою подпись. Обратите внимание:  количество горючего пишем прописью: Двадцать.

Диспетчер. И.И. Иванченко.

Послерейсовый осмотр

Нужен только, если водитель перевозил пассажиров или опасные грузы. Заполняем по примеру предрейсового: 30.01.21, 17:15 .  Врач-терапевт К.К. Козлова

Предрейсовый контроль автомобиля

Предрейсовый (предсменный) контроль (обязательно). Контролер технического состояния автотранспортных средств производит осмотр и ставит в путевом листе отметку: “Выпуск на линию разрешен”, с датой и временем осмотра. Это может быть как отдельная строка в путевом листе, так и штамп. Отметка заверяется подписью с расшифровкой.

Обратите внимание! Штамп также обязательно заверяется подписью. Личная подпись ужесточает персональную ответственность контролеров  за допуск на линию неисправных ТС.

Выезд разрешен. Если обязанности механика и контролера выполняют разные лица, то здесь расписывается механик (но сам предрейсовый контроль выполняет контролер ТС!).

Автомобиль принял. Подпись водителя подтверждает, что он принял автомобиль в технически исправном состоянии и получил задание. И.И. Иванов

При возвращении автомобиль.  Указываем, в исправном ли состоянии вернулся грузовик. В примере: исправен.

Сдал водитель.  И.И. Иванов.

Принял механик.  П.П. Петров.

Особые отметки. Если заказчик (по согласованию с автотранспортным предприятием) изменяет задание водителю, это надо обязательно внести в «Особые отметки». Тут же отмечаются случаи, когда машина используется по специальному назначению (органами милиции, врачами и т.д.).

Также сюда вносятся иные сведения, не предусмотренные формой путевого листа (отметки органов ГИБДД, заказчиков при отказе от загрузки автомобиля, различных дорожных служб и т.п.).

Талон второго заказчика

Талоны на заказчиков заполняются дважды, совершенно идентичные:

• на лицевой стороне – для отрывного талона (отдаём заказчику вместе со счетом на оплату);
• на оборотной стороне – для путевого листа (эти записи остаются у нас и служат основанием для учета работы автомобиля).

Талон второго заказчика на листе идёт первым: поскольку талоны двусторонние, необходимо, чтобы стороны совместились правильно.

Талон второго заказчика заполняется, если водителю дали 2 задания.  Если заказчик один, заполняем форму именно на первого заказчика (находится рядом).

К путевому листу №. Указывается номер и дата путевого листа: 03-55 от 30 мая 2019 г.

Результат по второму заказчику. Заказчик указывает все параметры заказа: время водителя, потраченное на его заказ, ездки, пробег, тариф, по которому работает водитель и т.д.

Время оплачиваемое. Это время, потраченное непосредственно на выполнение заказа (от прибытия к заказчику до убытия). В примере: 1 ч 20 мин.

Ездки. Указываем количество ездок с грузом: 1.

Экспедитор. Если был экспедитор, указываем это. У нас: нет.

Пробег (всего, с грузом). Указываем расстояние между грузоотправителем и грузополучателем. В примере: пробег всего – 25 км., пробег с грузом – 20 км.

Перепробег. У автомобиля в рабочее время может быть перепробег (т.е. водитель проехал значительно большее расстояние, чем было предусмотрено заданием).  Это может происходить по разным обстоятельствам: от «заблудился» или «объезжал пробку» до каких-то чрезвычайных ситуаций. В любом случае, перепробег должен быть зафиксирован в путевом листе и проанализирован начальством. В нашем примере перепробега не было. Ставим прочерк.

Тонны. Вес груза. В примере: 0,5.

Т-км. Умножаем пробег а втомобиля с грузом на массу перевезенного груза (значение колонки 49 умножаем на значение колонки 51). В примере: 20 х 0,5 = 10.

Всего к оплате. Итоговая сумма к оплате (время умножаем на тариф). В примере: 600-00 р.

Выполнено. Время, потраченное водителем на выполнение заказа. В примере: 1 ч 20 мин.

Тариф. Указываем, сколько стоит час работы грузовика. В примере: 450-00 р.

Таксировщик. Подпись таксировщика компании. Если такового нет, подписывает лицо, уполномоченное на это (обычно диспетчер или бухгалтер). К.К. Коровин.

Начальник эксплуатации. Если начальника эксплуатации в компании нет, подписывает уполномоченное на то лицо. Ю.А. Ковалев.

Талон первого заказчика

Заполняется аналогично талону второго заказчика (см. выше).

Путевой лист для грузового автомобиля (форма № 4-п): оборотная сторона

Вот так выглядит оборот путевого листа по форме № 4-п.

Выполнение задания

Заполняется водителем или диспетчером.

Рассмотрим подробно, как заполнять графу «Выполнение задания» на примере первого заказчика.

Первый заказчик. Пишем форму организации и наименование фирмы-заказчика. В примере: ООО «Лютик».

При прибытии к заказчику (показания одометра, дата). Указываем показания одометра на момент прибытия к заказчику. В примере: 55110. Ставим дату и время: 30.01; 10:00.

При убытии от заказчика (показания одометра, дата). Указываем показания одометра на момент убытия от заказчика. В примере: 55194. Ставим дату и время: 30.01; 14:30.

Приложенные ТТД: N N. В путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов (накладных) и прилагается один экземпляр этих документов, по итогу которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя. В примере: счет N N 288 – 294, с/ф N N 288 – 294, ТОРГ-12 N N 288 – 294, сертификаты (копии) N N 165 222, 118 205 (3 шт.), 109115, 896512, 469766, ТТН N АК 332.

Маршрут движения (откуда-куда). Прописываем маршрут движения, обозначенный заказчиком. В примере: Заречный просп., 5 – ул. Осташковская, 15 – ул. Докукина, 3/1 – ул. Русаковская, 22, к. 2 – ул. Первомайская, 113 – ул. Вешняковская, 21 – ул. Кусковская, 20 – ул. Коренная, 8 – Заречный просп., 5.

Подпись ответственного лица заказчика. Здесь расписывается лицо со стороны заказчика, ответственное за данный заказ: Зайцев.

Расшифровка подписи. С.С. Зайцев.

Количество ездок.  В примере: 8.

Код вида груза. Груза у нас в этом заказе не было, ставим прочерк.

Выполнение задания второй заказчик

Заполняется аналогично разделу «Первый заказчик» (см. выше).

Простои на линии

Причина. Простои на линии могут происходить по многим причинам, начиная от банальной поломки автомобиля до непроезжего состояния дорог и ДТП.  Формулируем причину, вписываем ее в нужную графу.

Дата (начало, окончание). Фиксируем дату и время начала простоя – и, соответственно, дату и время его окончания.

Подпись ответственного лица. Здесь подписывается работник службы техпомощи или уполномоченное на то лицо. У нас простоев на линии не было, ставим прочерки.

Таксировка в путевом листе

Заполняет таксировщик или уполномоченное лицо (диспетчер, бухгалтер).

Расход горючего:

Марка. Указываем марку топлива. В примере: ДТ.

По норме. Указываем норму расхода топлива на 100 км. В примере: 21,45.

Фактически.  Сколько топлива ушло фактически (также из расчета 100 км.). В примере: 21.

Зарплата (код, сумма). Здесь указывается зарплата водителю на основании данных таксировки всех товарно-транспортных накладных, приложенных к путевому листу. В нашем примере повременная оплата рассчитывается только для бухгалтерии, чтобы выставить счета заказчику, а водитель работает за фиксированный оклад. Поэтому ставим прочерки.

Результат по первому заказчику

Мы уже заполняли точно такой же раздел (по второму заказчику), некоторые графы там объяснены подробнее (см. раздел «Талон второго заказчика», после «Предрейсового контроля автомобиля»). Если тот талон отрывается заказчику, то этот остается у нас.

Время оплачиваемое. Это время, потраченное непосредственно на выполнение заказа (от прибытия к заказчику до убытия). В примере: 4 ч 30 мин

Ездки. В примере: 8.

Экспедитор. Указываем, сопровождает ли груз экспедитор. В нашем примере: нет.

Пробег (всего, с грузом). В примере: пробег всего – 84, пробег с грузом – 80.

Перепробег.  Перепробега не было, ставим прочерк.

Тонны. В примере: 0,8.

Т-км. Умножаем пробег автомобиля с грузом на массу перевезенного груза. В примере: 80 х 0,8 = 64.

Всего к оплате. Умножаем оплачиваемое время (в минутах) на тариф. В примере: (4 ч 30 мин х 450-00) : 60 = 2025-00.

Выполнено. 4 ч 30 мин (490 мин.)

Тариф. 450-00 р.

Таксировщик. Подпись таксировщика: К.К. Коровин.

Начальник эксплуатации. Подпись начальника эксплуатации: Ю.А. Ковалев.

Результат по второму заказчику

Заполняется аналогично разделу «Результат по первому заказчику» (см. выше).

Талон заказчика (по линии отреза)

Эту форму заполняет уже заказчик. Впрочем, часто для экономии времени ему дают уже заполненный бланк, и заказчику остается только проверить данные и поставить подпись.

Первый заказчик

Организация. Форма организации и наименование компании-перевозчика. В примере: ООО «Ромашка».

Марка автомобиля. ГАЗ-3302.

Государственный номерной знак: м333ом/55rus

Прицепы. Нет, ставим прочерк.

Государственный номерной знак (прицепа): нет, ставим прочерк.

Первый заказчик. Форма организации, наименование фирмы-заказчика, должность и фамилия ответственного лица со стороны заказчика: ООО “Лютик”, менеджер по закупкам Зайцев Семен Семенович.

Прибытие к заказчику (дата, время,  показания одометра). Дата и время прибытия к заказчику: 30.01; 10:00; показания одометра на момент прибытия: 55 110.

Убытие от заказчика (дата, время, показания одометра). Дата и время убытия от заказчика: 30.01; 14:30; показания одометра на момент убытия: 55 194.

Приложенные ТТД: Перечисляем номера товарно-транспортных документов. В примере: N N. счет N N 288 – 294, с/ф N N 288 – 294, ТОРГ-12 N N 288 – 294, сертификаты (копии) N N 165 222, 118 205 (3 шт.), 109115, 896512, 469766, ТТН N АК 332.

Количество ТТД.  В примере: 29.

Количество ездок. 8

Экспедитор. нет

Подпись заказчика. Зайцев

Расшифровка подписи. С.С. Зайцев.

Талон заказчика (второй заказчик)

Заполняется аналогично форме «Первый заказчик (см. выше).

Важно!

Путевой лист по форме № 4-п выдается водителю под расписку на один рабочий день (смену). Новый путевой лист выдается только после того, как водитель сдаст предыдущий.

На каждое ТС оформляют один путевой лист. Если один и тот же автомобиль используется посменно разными водителями, оформляем несколько путевых листов – раздельно на каждого водителя.

Оформленные путевые листы зарегистрируйте в журнале учета движения путевых листов. С 2021 года журнал можно вести в электронном виде, заверяя внесенные в него сведения усиленной цифровой подписью. При этом должна быть возможность распечатать его на бумажном носителе.

Новый Приказ №368 ничего не говорит о том, нужно ли хранить путевые листы и в течение какого срока. Однако было бы разумно хранить их на случай проверок не менее 3 лет.

Кстати: путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами (чтобы можно было проверить их одновременно).

Авторы статьи: Ольга Карагаева, Елена Чекасина.