Подробный пример с пояснениями, как заполняется путевой лист легкового автомобиля
Шаблоны путевого листа легкового автомобиля
Как заполняется путевой лист легкового автомобиля? Серьёзный вопрос, если вспомнить, что на основании путевого листа:
- компания учитывает затраты на ГСМ и, соответственно, уменьшает налог на прибыль;
- начисляется зарплата водителю.
Ну и самое, наверное, мотивирующее — если у водителя нет при себе путевого листа (или же есть, но заполнен неправильно), то при остановке и проверке сотрудником ГИБДД это приведет к штрафу (ч.2 ст. 12.3 КоАП) или же спровоцирует более серьезную проверку на предприятии.
Унифицированная форма путевого листа, утвержденная Положением Госкомстата от 28.11.1997 № 78, сейчас не обязательна, можно разработать свою, только учесть при этом все обязательные требования Приказа Минтранса № 152 от 18.09.2018. Но проще и целесообразнее использовать все-таки унифицированную форму — как показывает практика, в этом случае меньше вопросов и претензий со стороны проверяющих работников.
Ниже вы увидите пример заполнения путевого листа с подробными пояснениями.
Серия. Может быть, может нет — зависит от вашей внутренней системы нумерации путевых листов или если они заказывались в типографии. В примере есть – Д-I.
Номер. Укажите порядковый номер путевого листа согласно внутренней системе нумерации, в примере 63.
Срок действия. Путевой лист выдается строго на один рейс или на одну смену, если на нее приходится несколько рейсов (до 01 марта 2019 года путевые листы можно было делать на период до 1 месяца). В примере срок действия — один день: 10 октября 2018 года.
Организация. Если собственник — компания, то нужно вписать наименование, организационно-правовую форму, местонахождение с точностью до этажа и офиса, номер телефона и основной госрегистрационный номер юр. лица (номер, который присваивается компании при регистрации, состоит из 13-ти цифр). Пример: ООО “Старт”, г. Тюмень, ул. Баумана 29, 5 этаж, офис 506; +7 932 321-31-27; 1177232004817 .
Код ОКПО. Это общероссийский классификатор предприятий и организаций. Впишите код, присвоенный вашей организации. Например, 07651234.
Как в путевом листе заполнять марку автомобиля, государственный номерной знак, водителя, удостоверение, гаражный и табельный номера
Марка автомобиля. Например, Ford Focus 1.6 (Форд Фокус).
Государственный номерной знак. Например, m2820ax/72rus.
Гаражный номер. Если в организации несколько автомобилей и им присвоены гаражные номера – тогда указывается такой номер и в путевом листе. Можно указать вместо этого инвентарный номер, или оставить без заполнения, не является обязательным реквизитом.
Водитель. Здесь указывается ФИО, например, Иванов Иван Иванович.
Табельный номер. Это табельный номер сотрудника, присвоенный ему организацией.
Удостоверение №. Это номер водительского удостоверения водителя, например, 72 МА 567 890.
Класс. Это класс водителя, если на предприятии установлена классность. Можно вместо класса указать категорию.
Предрейсовый осмотр, послерейсовый осмотр. Работодатель обязан организовать предрейсовый и послерейсловый медицинский осмотр водителя. Это можно сделать, приняв на работу медицинского работника на неполную ставку и оборудовав кабинет для осмотров, или с помощью аутсорсинга. Медработник в путевом листе отмечает дату и время проведения осмотра, заверяет свой подписью, указывая фамилию и инициалы.
Что писать в задании водителю
В распоряжении. Здесь нужно указать, из какой организации выезжает автомобиль.
Адрес подачи. Адрес, откуда выезжает авто.
Время выезда из гаража, часов, минут. Нужно указать дату и время.
Диспетчер-нарядчик. ФИО и подпись диспетчера-нарядчика, подтверждающие выезд и возвращение авто в гараж.
Время возвращения в гараж. Указывается время, когда авто вернулось в гараж. Указываются дата и время.
Опоздания, ожидания, простои в пути, заезды в гараж и прочие отметки. Указывается, если соответствующие опоздания, ожидания и т. д. были. Также нужно указать время обеда водителя.
Автомобиль сдал. Водитель. Подпись и расшифровка. Всё понятно.
Ниже место печати.
Как заполнять колонку «состояние автомобиля»
Предрейсовый контроль. Необходимо написать «Автомобиль прошёл предрейсовый (или предсменный) контроль технического состояния», указать дату и время.
Контролёр технического состояния автотранспортных средств. Здесь контролёр ставит свою подпись и расшифровывает её.
Показания одометра. Пишется, какое число показывает одометр (в примере 20 150) и дата, когда снимались показания одометра (в примере 10.10.2018; 8:59).
Механик и выезд разрешаю. Здесь всё ясно.
Автомобиль в технически исправном состоянии принял. Водитель. Тоже понятно – водитель подписывается и расшифровывают свою подпись.
Горючее марка, код. Марка горючего, например, бензин АИ95. Код указывается согласно классификатору ОКПД, в примере – 19.20.21.100 – бензин автомобильный.
Актуальные шаблоны путевых листов (легкового автомобиля, грузового автомобиля, автобуса) можно купить у нас на сайте.
Движение горючего
Как рассчитываются нормы списания ГСМ, как производится списание ГСМ по нормам и сверх норм (в т.ч. за счет средств предприятия и за счет виновного лица), какие ошибки чаще всего допускают при учете ГСМ и запчастей и как это все правильно оформлять документально — очень подробно и с примерами в мастер-классе «Как вести учет ГСМ и запчастей в 1С».
Выдано по заправочному листу №. Указывается количество горючего, выданного организацией, если у неё есть свои запасы. Могут также указываться данные о количестве заправленного топлива на АЗС. Например, 38л. Если горючее выдается по заправочному листу – нужно указать его номер.
Остаток при выезде. Количество горючего, которое было в баке при выезде авто на линию, например, 8.
Остаток при возвращении. Количество горючего, которое было в баке по возвращении, например, 11.
Расход по норме. Нужно брать цифры из Методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (распоряжение Минтранса от 14 марта 2008 года №АМ-23-р). Мы для примера взяли Ford Focus 1.6. Согласно Методическим рекомендациям на 100 км он расходует 16,6 л бензина.
Расход фактический. Пишем, сколько было израсходовано на самом деле. Допустим, израсходовали чуть больше — 17 л.
Экономия. Это поле заполняется, если расход топлива по факту меньше, чем по норме. В нашем случае реальный расход больше, чем по норме, поэтому не заполняем это поле.
Перерасход. По аналогии с экономией: заполняем, если фактический расход больше, чем по норме. В нашем примере авто «съело» 0,4 л больше, чем полагалось по норме.
Автомобиль принял. Показания одометра при возвращении в гараж. Показание одометра при возвращении в гараж, км. В нашем примере показание одометра будет 20 344.
Механик. Подпись расшифровка подписи. Тут всё понятно.
Как правильно заполнять обратную сторону путевого листа
Обратная сторона путевого листа — это таблица, где отражаются конкретные поездки авто. Допустим, наше авто совершало поездки весь день и у него было 7 мест назначения.
Сначала рассмотрим таблицу
Номер по порядку. Тут указываются номера поездок. В нашем примере их 7.
Код заказчика — заполняется, если поездка осуществляется по заказу сторонней организации – оказываются услуги перевозки. В таком случае берется код из реестра заказчиков, для идентификации клиента.
Место отправления и место назначения. Указываем адрес, откуда авто выехало. У нас это «г. Тюмень, Ул. Республики, 65». Местом назначения для той поездки будет «г. Тюмень, Республики, 37».
При этом место назначения предыдущей поездки является местом отправления для следующей поездки.
Время выезда и возвращения. Тут всё понятно. Указываем время, когда авто выехало из места отправления и прибыло в место назначения. Первая поездка была совершена всего за 5 минут, т.к. расстояние — всего 300 метров.
Пройдено, км. Первая поездка оказалась длиной всего в 0,3 км.
Подпись лица, пользовавшегося автомобилем.
Результат работы автомобиля за смену и расчёт заработной платы
Всего в наряде, ч. В нашем случае это 9 часов.
Пройдено, км. 184 км.
Расчёт заработной платы.
За километраж, руб. км. Заполняется, если водителю начисляется зарплата, исходя из пройденного расстояния. Но у нас, например, повременная оплата.
За часы, руб. коп. Пусть будет 2 356 руб. 50 коп.
Итого, руб. коп. 2 356 руб. 50 коп.
Расчёт произвёл, должность, подпись, расшифровка подписи. Думаем, тут не должно возникнуть вопросов.
Мы постарались как можно точнее рассказать, как заполняется путевой лист на легковой автомобиль и дать пример заполнения. Надеемся, вам эта статья пригодится. Если остались вопросы, спрашивайте в комментариях.
Статьи о заполнении путевых листов на другие виды автотранспорта:
Путевой лист для автобуса необщего пользования
Как заполнять путевой лист грузового автомобиля
Авторы статьи: Ольга Карагаева, Галина Деревянчук
Понравилась статья?
Подпишитесь на рассылку, чтобы получать от нас свежие полезные материалы!
“Подпись лица, пользовавшегося автомобилем.”
Это кто, водитель или пассажир. Если легковой автомобиль в бюджетном учреждении возит сотрудников
Водитель
Почему водитель?
Разве не каждый кто из сотрудников пользовался т/с.
В соответствии с Приказом Минтранса № 368 речь идет о необязательном реквизите путевого листа. Если в локальном акте Вашего учреждения не прописан порядок заполнения путевого листа, в том числе данного реквизита, то его заполнять не нужно.
Если Вы хотите такой реквизит заполнять, то можете определить самостоятельно, кто должен ставить подпись. Как правило, это то лицо, кому был подан автомобиль
“Это класс водителя, если на предприятии установлена классность. Можно вместо класса указать категорию.”
Класс и категория – разные вещи. Кажется, такая замена будет некорректна.
Да, Вы правы, это разные вещи.
Тут автор, скорее, имел ввиду, что это необязательный реквизит путевого листа, да и классность тоже необязательна. Так что, при желании, можно заменить и название поля. Если вдруг это надо по каким-то причинам.
Можно написать просто киллометраж за весь день не расписывая его по каждой поездке?
Если расходы на бензин и прочее такое ставите в расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу, то нельзя, так как налоговая при проверке придерется, и доначислит налог.
Если же вам расходы не нужны, например, работаете на усн доходы, то, в принципе, можно. С точки зрения БДД не запрещено.
Опоздания, ожидания, простои в пути, заезды в гараж и прочие
отметки ,это обязательно подписывать и кто это должен делать?
Нет, данные реквизиты не обязательны. Такие отметки делают лица, уполномоченные на их совершение (на кого в организации возложены такие обязанности).
Добрый день. Допустим прошёл медика вечером, а выезд на следующий день утром. То от какого числа должен быть путевой лист?
Здравствуйте, вообще от одной даты все должно быть – медик, контролер и сам путевой лист
Добрый день! Маршрут движения должен быть записан сразу весь при выдаче ПЛ или водитель записывает по мере движения из одного места в другое?
Здравствуйте! Сведения о маршруте (пунктах отправления и назначения) не относятся к обязательным реквизитам путевого листа. Однако представляется целесообразным включить такие сведения в форму путевого листа. Это поможет подтвердить факт использования автомобиля в служебных целях, реальность перевозки груза или пассажира, обосновать расход горюче-смазочных материалов, что имеет значение, в частности, для принятия расходов на перевозки в целях налогообложения.
Обычно маршрут движения указывается в путевом листе, когда он выписывается диспетчером (или иным уполномоченным на то лицом). Если при использовании ТС маршрут движения в путевом листе не будет указан и ТС остановят проверяющие, то это не будет считаться нарушением. Главное, чтобы путевой лист был заполнен корректно (в том числе маршрут движения) на случай проверки налоговым органом.
Подпись лица, пользовавшегося автомобилем, нужно ли прописывать должность данного лица и расшифровку подписи
Добрый день! Это не обязательный реквизит, поэтому все зависит от правил самой организации, учетной политики. Если еще не предусмотрели, как заполнять этот реквизит – можно самостоятельно это утвердить, как вам удобно. Но в любом случае нужно ориентироваться на Приказ Минтранса РФ № 368, чтобы обязательные реквизиты путевки были учтены!
Добрый день.
Подскажите, а как рассчитать Расход фактический?
Откуда взялась цифра 17?
Александра, добрый день – цифра 17 в фактическом расходе это стоит для примера. Как рассчитать расход – это вопрос больше к компетенции бухгалтерии относится.
Это результат между тем что было в баке (измерили при выезде), тем что залили на АЗС в бак и тем что осталось при возращении в гараж (измерили по приезду), т.е. 8+20-11=17 это фактический расход.
Добрый день, Марат, спасибо за комментарий!
Уточните пожалуйста, что надо писать в строке “Расход по норме” норму расхода топлива данного автомобиля (согласно АМ-23-р) или расход по норме (норма расхода топлива х пробег автомобиля / 100 км.?
Добрый день! По учету ГСМ это вопрос к бухгалтерии, который выходит из сферы нашей компетенции по БДД.
Можно посмотреть как правильно рассчитать нормы для своего предприятия, чтобы потом не было проблем с обоснованием расходов перед налоговой инспекции – в мастер-классе “Учет ГСМ и запчастей в 1С”
Здравствуйте. Гос.учереждение , один автомобиль, путевой лист выдаётся ежедневно,графы дата , время убытия и прибытия т/с заполнены, бухгалтерия отказывается принимать их ,так как графа СРОК ДЕЙСТВИЯ не заполнена .
Здравствуйте, это обязательный реквизит, его необходимо заполнять (согласно приказа Минтранса №368). Нужно просто указывать день выдачи, а если водитель выезжает в длительный рейс, то даты выезда и возвращения (с 09.06.2022 по 11.06.2022, например)
Здравствуйте, бюджетное учреждение производит обучение на автомобиле. Обязательно ли заполнение обратной стороны ПЛ : время выезда и заезда.
Добрый день! Дата, время выезда и дата, время возвращения ТС являются обязательными реквизитами в путевом листе, т.е. они обязательно должны заполняться. Но, если Вы на лицевой стороне в колонке “Задание водителю” заполнили указанные реквизиты, то на обратной стороне “время выезда и возвращения” заполнять не обязательно, равно как и остальные необязательные реквизиты. Однако, обращаем ваше внимание, на то, что маршрут движения ТС указывать необходимо, но не сточки зрения ОБДД, а с точки зрения налогового учета расходов на ГСМ,
Здравствуйте. Как бухгалтеру измерить остаток топлива в баке автомобиля до начала поездки и в конце рабочего дня, для рассчета фактического расхода. Какой способ есть?
Здравствуйте! Это вопрос не ОБДД, а бухучета ТМЦ. Фактический объем топлива в баках транспортных средств может определяться на основании данных приборов, установленных в самом транспортном средстве, либо иных контрольно-измерительных приборов (например, топливомеров).
Здравствуйте. Скажите, какие варианты заполнения графы “Режим работы” Вы считаете более правильными, приведите примеры.
Здравствуйте! Необходимо указывать фактический режим работы.
В частности, это может быть:
работа в будние дни, работа в выходной;
работа в праздничный день;
работа по графику;
командировка;
номер смены и т.п.
Самый распространенный вариант – это указание смен. Например, в графе «режим работы» указывается «1 смена».