Как заполнять путевой лист грузового автомобиля в 2024 году

Унифицированные путевые листы для грузовых автомобилей бывают двух типов:

• по форме № 4-п. Для грузовиков, которые работают по повременному тарифу. Форма рассчитана на перевозку грузов одному или двум заказчикам в течение рабочего дня (смены) водителя.
• по форме № 4-с. Этот бланк путевого листа используется при сдельной оплате работы (чем больше перевозок совершил, тем больше заработал).

В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно заполнять путевой лист для грузового автомобиля по форме № 4-п (повременной тариф, форма рассчитана на перевозку грузов одному или двум заказчикам в течение рабочего дня/смены водителя).

Напомним, что унифицированные бланки сейчас не обязательны, и вы можете разработать свою форму путевого листа. Но в этом случае вам необходимо включить туда все обязательные реквизиты, предусмотренные новым Приказом Минтранса № 390 от 28 сентября 2022 г. В разобранном ниже примере мы отметим такие реквизиты пометкой «обязательно».

Образец формы путевого листа надо утвердить приказом и закрепить в учетной политике.

Путевой лист для грузового автомобиля (форма № 4-п): лицевая сторона

Вот так выглядит лицевая сторона путевого листа для грузового автомобиля по форме № 4-п.

Ее заполняет уполномоченное лицо, назначенное руководителем организации.

Как заполнять колонку с общими сведениями

Название. Если у нас унифицированный путевой лист, то в нем уже напечатано: «Путевой лист грузового автомобиля». Если нет – вписываем сами. Сейчас заголовок документа не является обязательным реквизитом, но мы рекомендуем всегда его включать, указывая при этом вид ТС (т.е. грузового автомобиля).

Серия. Она обычно указывается при заказе бланков в типографии. Можно придумать и указывать свою, если удобнее вести учет путевых листов еще и по сериям. Поскольку в отличие от номера, это не обязательный реквизит, в нашем примере нет серии.

Номер (обязательно). Укажите порядковый номер путевого листа согласно внутренней системе нумерации. В примере: 305

Срок действия (обязательно). Число, месяц и год, в течение которой путевой лист грузовика может быть использован. Напомним, что по действующему законодательству (с 1 марта 2019 года), путевой лист оформляется на один рейс или на одну смену, если на нее приходится несколько рейсов. А в случае, если путевой лист оформляется более чем на один календарный день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован. Речь идет о случаях, когда рейс превышает рабочий день (смену) водителя. В примере: с 12 января 2024 г. по 12 января 2024 г.

Организация (обязательно). Если собственник — юридическое лицо, то нужно вписать полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона, основной ОГРНЮЛ (основной регистрационный номер). Для ИП – фамилию, имя, отчество (при наличии), адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ОГРНИП.

У нас: Общество с ограниченной ответственностью «Бета», 125009, Москва, ул. Заводская, д. 8, тел. 8 (495) 123-45-67, ОГРН 1234567890123. Обращаем ваше внимание: сейчас приказ требует указывать полное наименование организации, поэтому рекомендуем включать слова «общество с ограниченной ответственностью».

Кстати: выданный путевой лист должен обязательно иметь срок действия, а вот штамп и печать организации — при их наличии. Если штампа и печати нет, соответственно, ничего не ставим.

Сведения об автомобиле в путевом листе

Марка и модель автомобиля (обязательно). Например: ГАЗ-2310 Соболь

Государственный регистрационный номер (обязательно). В примере: с578мс50

Номер парковки. Указываем номер парковки (если на предприятии используется такая нумерация). Подробнее смотрите в разделе: «Коды».

Водитель (обязательно). Здесь указывается ФИО водителя, например: Колесов Юрий Иванович. Обратите внимание, не фамилия с инициалами, а ФИО полностью!

Табельный номер. Указываем табельный номер водителя. (Подробнее в разделе «Коды».)

Удостоверение. Это номер водительского удостоверения водителя, например, 77 МУ 123 456 09.09.2015. Обязательно кроме серии и номера должна быть указана дата выдачи.

СНИЛС (обязательно). Этот реквизит стал обязательным в прошлом 2023 году. Именно по данному номеру проверяющие идентифицируют водителя. В примере 123-456-789-123-45.

Прицеп 1 (обязательно). Если используется прицеп, также указываем его марку, модель и государственный регистрационный номер.

Прицеп 2 (обязательно). Если используется второй прицеп, заполняем графу по примеру Прицепа 1.

Коды в путевом листе

Режим работы. Указывается режим работы, например: работа в будние дни, выходной или праздничный день, по графику, командировка, номер смены или сменный характер работы и т.п. У нас: смена. Это означает сменный характер работы.

Колонна. Это подразделение на автотранспортном предприятии, которое состоит из нескольких бригад. У нас в примере: 001.

Бригада. Номер бригады. У нас: 001.

Если ни бригад, ни колонн на предприятии нет, ставим прочерк.

Номер парковки. Под парковкой в форме путевого листа понимается место, предназначенное для стоянки автомобиля по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя. Парковочные места могут быть пронумерованы (исключительно для удобства предприятия, это не обязательное требование). В примере: 005.

Табельный номер. Это табельный номер сотрудника, присвоенный ему отделом кадров организации. Реквизит необязательный, но для бухгалтерии необходимый. В примере: 021.

Сведения о перевозке

Это обязательный, но относительно новый реквизит, поскольку появился в путевых листах только в 2021 году. Здесь необходимо отразить информацию о виде сообщения и виде перевозки. Подробнее об этом в статье: Изменения в путевых листах с 2021 года.

В нашем путевом листе для грузовика пишем:

Сведения о виде перевозки (обязательно): коммерческая перевозка (перевозка груза по договору).

Сведения о виде сообщения (обязательно): городское.

При указании данных сведений сейчас необходимо опираться на положения Приказа Минтранса № 390, которые гласят, что сведения о виде перевозки должны включать информацию о перевозке:

1) коммерческие перевозки:

• регулярная перевозка пассажиров и багажа;
• перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе по договору аренды транспортного средства с экипажем);
• перевозка пассажиров и багажа по заказу;
• перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
• организованная перевозка групп детей автобусами (если организованная перевозка группы детей осуществляется по договору фрахтования);

2) перевозки для собственных нужд;

3) передвижение и работа специальных транспортных средств.

Сведения о виде сообщения должны включать информацию о виде сообщения:

1) городское;

2) пригородное;

3) междугородное.

Работа водителя и автомобиля

Выпуск на линию (обязательно). В новом Приказе Минтранса № 390 этот пункт звучит как «Выпуск ТС на линию». Но по факту — тот же «выезд с парковки», что был раньше. В этой графе мы отмечаем время по графику, нулевой пробег, показания одометра и фактическое время на момент выпуска ТС на линию.

Возвращение (обязательно). Графа, в которой мы отмечаем время по графику, нулевой пробег, показания одометра и фактическое время на момент возвращения ТС по окончании рейса или смены.

Время по графику. Установленное время, в которое водитель обязан выехать с парковки для выполнения задания. В примере: выезд 8:00, возвращение 15:00.

Нулевой пробег. Указываем расстояние от парковки до первого пункта погрузки (в примере: 7 км.) и от последнего места разгрузки до парковки (в примере: 23 км.).

Показания одометра (обязательно). В примере: на момент выезда с парковки – 32467, на момент возвращения – 32548.

Если на один автомобиль оформлено несколько путевых листов (отдельно на каждого водителя), то дата, время и показания одометра при выезде автомобиля с парковки проставляются в путевом листе водителя, который выезжает с парковки первым.

При возвращении автомобиля на парковку указанные сведения проставляются в путевом листе водителя, который заезжает на парковку последним.

Время фактическое (обязательно). Указывается время, когда грузовик выехал и вернулся на парковку по факту (не по графику, а как получилось в реальности). Выезд 8:00, возвращение 15:10.

Подпись уполномоченного лица и ее расшифровка (обязательно). Волков. Волков Виктор Петрович.

Показания одометра при возвращении ТС с линии по завершении последнего рейса или при выполнении последнего заказа легкового такси физическими лицами должны быть проставлены уполномоченным лицом, назначаемым решением руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, или самим индивидуальным предпринимателем или физическим лицом и заверены его собственноручной подписью.

Подпись ответственного за выпуск на линию и ее расшифровка (обязательно). Беспалов. Беспалов Петр Андреевич.

Согласно Приказу Минтранса № 390 дата и время выпуска транспортного средства на линию должны быть проставлены должностным лицом, ответственным за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспорта, назначаемым решением руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, самим индивидуальным предпринимателем или физическим лицом (далее — лицо, ответственное за выпуск транспортного средства на линию). Расшифровка подписи ответственного лица должны содержать в себе указание фамилии, имени и отчества полностью.

Движение горючего

Горючее (марка, код марки). В примере: бензин (АИ92).

Выдано. Сколько литров выдано перед выездом на смену/рейс. У нас нисколько, поэтому прочерк.

Остаток (при выезде) Сколько литров было в баке при выезде (с учетом предыдущих остатков). В примере: 30.

Остаток (при возвращении) Сколько литров в баке осталось по возвращении в гараж. У нас: 15.

Сдано. Если остатки горючего по возвращении сдаются, указываем, сколько сдано. В примере – не сдаются, прочерк.

Коэффициент изменения нормы. Существуют нормы расхода топлива для конкретных видов автомобилей (они утверждены Распоряжением Минтранса РФ № АМ-23-р от 14 марта 2008 г.). Но эти нормы могут меняться: поправочные коэффициенты вводятся при работе зимой, в неблагоприятных условиях (например, в горах), после капремонта и т.д.

Здесь записывается один общий на весь день работы автомобиля коэффициент изменения нормы расхода горючего.

Время работы (спецоборудования). Если грузовик используется, например, при строительных работах, то учитывается время спецоборудования (того же погрузочно-разгрузочного механизма).

Время работы (двигателя). Поскольку погрузочно-разгрузочные механизмы работают от двигателя машины, то указываем время работы двигателя. Это необходимо, чтобы рассчитать дополнительную норму топлива.

Подписи. Заправщика, механика, диспетчера. Это тоже не обязательный реквизит.

Задание водителю

В чье распоряжение (наименование и адрес заказчика). Пишем форму организации, наименование и адрес фирмы-заказчика. В примере один заказчик (первый): ООО «Торговая фирма “Гермес”», 104055, Москва, ул. Лесная, д. 69

Время прибытия. Когда приехали к заказчику. В примере 8:20.

Время убытия. Когда уехали от заказчика. В примере 13:50.

Количество часов. Сколько часов потрачено на задание. В примере: 5.30.

Количество ездок. Ездка – это движение от начального до конечного пункта с грузом (от погрузки до разгрузки). У нас: 2.

Водительское удостоверение проверил, задание выдал, выдать горючего. Обычно всё это делает диспетчер (или иное лицо, уполномоченное руководителем). Ниже он ставит свою подпись.

Уполномоченное лицо. Волков. Волков Виктор Петрович.

Предрейсовый осмотр водителя

Предрейсовый медосмотр (обязательно).

Медработник, который проводил предрейсовый осмотр водителя, должен сделать пометку: «Прошел предсменный (предрейсовый) медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» и заверить своей подписью, указывая должность, фамилию, имя и отчество. В примере: врач Громова. Громова Елена Эдуардовна.

Обратите внимание: в документе должна быть указана дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения медицинского осмотра водителя. В примере: 12.01.24, 7:45.

В 2023 году появилось правило о необходимости указания наименования медицинской организации, в которой медработник, проводивший медосмотр, является штатным сотрудником. В нашем примере: ООО «Медик». При этом с 1 сентября 2023 года правило об указании реквизитов медицинской лицензии было отменено. Поэтому данный реквизит не включаем.

Послерейсовый медосмотр (обязательно в случае перевозки опасного груза). Данный реквизит заполняем аналогично предыдущему.

Ответственный за выпуск на линию (обязательно): Согласно п. 13 Приказа Минтранса РФ № 390 дата и время выпуска транспортного средства на линию, дата, время и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства, а также сведения из путевого листа и показания одометра при выпуске транспортного средства на линию должны быть заверены собственноручной подписью лица, ответственного за выпуск транспортного средства на линию с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии).

Нужен только, если водитель перевозил пассажиров или опасные грузы. Заполняем по примеру предрейсового: 30.01.21, 17:15 .  Врач-терапевт К.К. Козлова

Предрейсовый контроль технического состояния автомобиля

Предрейсовый (предсменный) контроль (обязательно). Обращаем внимание, что в настоящее время отметку в путевом листе «Выпуск на линию разрешен» ставит не контролер, который производит осмотр, а лицо, ответственное за выпуск ТС на линию! Обязательно проставляется дата и время осмотра. Отметка заверяется подписью с расшифровкой (указанием фамилии, имени и отчества ответственного за выпуск).

Автомобиль принял. Подпись водителя подтверждает, что он принял автомобиль в технически исправном состоянии и получил задание. Колесов. Колесов Юрий Иванович.

При возвращении автомобиль. Указываем, в исправном ли состоянии вернулся грузовик. В примере: исправен.

Сдал водитель. Колесов Юрий Иванович.

Принял ответственный за техническое состояние и эксплуатацию ТС. Беспалов. Беспалов Петр Андреевич.

Талон второго заказчика

Талоны на заказчиков заполняются дважды, совершенно идентичные:

• на лицевой стороне – для отрывного талона (отдаем заказчику вместе со счетом на оплату);
• на оборотной стороне – для путевого листа (эти записи остаются у нас и служат основанием для учета работы автомобиля).

Талон второго заказчика на листе идет первым: поскольку талоны двусторонние, необходимо, чтобы стороны совместились правильно.

Талон второго заказчика заполняется, если водителю дали 2 задания. Если заказчик один, заполняем форму именно на первого заказчика (находится рядом).

В нашем примере один заказчик, поэтому заполняем только талон первого заказчика.

К путевому листу №. Указывается номер и дата путевого листа: 305 от 12 января 2024 г.

Результат по второму заказчику. Заказчик указывает все параметры заказа: время водителя, потраченное на его заказ, ездки, пробег, тариф, по которому работает водитель и т.д.

Время оплачиваемое. Это время, потраченное непосредственно на выполнение заказа (от прибытия к заказчику до убытия). В примере: 5 ч 30 мин.

Ездки. Указываем количество ездок с грузом: 2.

Экспедитор. Если был экспедитор, указываем это. У нас: нет.

Пробег (всего, с грузом). Указываем расстояние между грузоотправителем и грузополучателем. В примере: пробег всего – 51 км., пробег с грузом – 48 км.

Перепробег. У автомобиля в рабочее время может быть перепробег (то есть, водитель проехал значительно большее расстояние, чем было предусмотрено заданием).Это может происходить по разным обстоятельствам: от «заблудился» или «объезжал пробку» до каких-то чрезвычайных ситуаций. В любом случае, перепробег должен быть зафиксирован в путевом листе и проанализирован начальством. В нашем примере перепробега не было. Ставим прочерк.

Тонны. Вес груза. В примере: 0,5.

Т-км. Умножаем пробег автомобиля с грузом на массу перевезенного груза (значение колонки 49 умножаем на значение колонки 51). В примере получается 13.

Всего к оплате. Итоговая сумма к оплате (время умножаем на тариф). В примере: 5500 р.

Выполнено. Время, потраченное водителем на выполнение заказа. В примере: 5 ч 30 мин.

Тариф. Указываем, сколько стоит час работы грузовика. В примере: 1000 р.

Таксировщик. Подпись таксировщика компании. Если такового нет, подписывает лицо, уполномоченное на это (обычно диспетчер или бухгалтер). Котов А.В.

Начальник эксплуатации. Если начальника эксплуатации в компании нет, подписывает уполномоченное на то лицо. Коровина Н.И.

Заполняется аналогично талону второго заказчика (см. выше).

Путевой лист для грузового автомобиля (форма № 4-п): оборотная сторона

Вот так выглядит оборот путевого листа по форме № 4-п.

Выполнение задания

Заполняется водителем или диспетчером.

Рассмотрим подробно, как заполнять графу «Выполнение задания» на примере первого заказчика.

Первый заказчик. Пишем форму организации и наименование фирмы-заказчика. В примере: ООО «Торговая фирма «Гермес»».

При прибытии к заказчику (показания одометра, дата). Указываем показания одометра на момент прибытия к заказчику. В примере: 32474. Ставим дату и время: 12.01; 8:00.

При убытии от заказчика (показания одометра, дата). Указываем показания одометра на момент убытия от заказчика. В примере: 32525. Ставим дату и время: 12.01; 13:50.

Приложенные ТТД: N N. В путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов (накладных) и прилагается один экземпляр этих документов, по итогу которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя. В примере: ТОРГ-12 от 12.01.2024 № 3, ТОРГ-12 от 12.01.2024 № 4.

Маршрут движения (откуда-куда). Прописываем маршрут движения, обозначенный заказчиком. В примере: Москва, ул. Лесная, д. 69 – Москва, ул. Лескова, д. 5.

Количество ездок. В примере: 2.

Код вида груза. Данный реквизит можно не заполнять, поэтому в примере не заполнен.

Выполнение задания: второй заказчик

Заполняется аналогично разделу «Первый заказчик» (см. выше).

Простои на линии

Причина. Простои на линии могут происходить по многим причинам, начиная от банальной поломки автомобиля до непроезжего состояния дорог и ДТП.Причина всегда носит непредвиденный характер.Формулируем причину, вписываем ее в нужную графу. В нашем примере простоев не было.

Дата (начало, окончание). Фиксируем дату и время начала простоя – и, соответственно, дату и время его окончания.

Подпись ответственного лица. Здесь подписывается работник службы техпомощи или уполномоченное на то лицо. У нас простоев на линии не было, ставим прочерки.

Таксировка в путевом листе

Заполняет таксировщик или уполномоченное лицо (диспетчер, бухгалтер).

Расход горючего:

Марка. Указываем марку топлива. В примере: АИ92

По норме. Указываем норму расхода топлива на 100 км. В примере: 11,7.

Фактически. Сколько топлива ушло фактически (также из расчета 100 км.). В примере: 18,5.

В нашем случае произошел перерасход топлива, поэтому указываем причину: затруднение движения по проспекту Мира.

Зарплата (код, сумма). Здесь указывается зарплата водителю на основании данных таксировки всех товарно-транспортных накладных, приложенных к путевому листу. В нашем примере 500, 00 рублей. Но чаще всего водитель работает на окладе, поэтому данная графа не заполняется.

Результат по первому заказчику

Мы уже заполняли точно такой же раздел. Если тот талон отрывается заказчику, то этот остается у нас.

Время оплачиваемое. Это время, потраченное непосредственно на выполнение заказа (от прибытия к заказчику до убытия). В примере: 5 ч 30 мин

Ездки. В примере: 2.

Экспедитор. Указываем, сопровождает ли груз экспедитор. В нашем примере: нет.

Пробег (всего, с грузом). В примере: пробег всего – 51, пробег с грузом – 26.

Перепробег. Перепробега не было, ставим прочерк.

Тонны. В примере: 0,5.

Т-км. Умножаем пробег автомобиля с грузом на массу перевезенного груза. В примере: 13.

Всего к оплате. Умножаем оплачиваемое время (в минутах) на тариф. В примере: 5 500 руб.

Выполнено. 5 ч 30 мин.

Тариф. 450-00 р.

Таксировщик. Подпись таксировщика: Котов А.В.

Начальник эксплуатации. Подпись начальника эксплуатации: Коровина Н.И.

Результат по второму заказчику

У нас был один заказчик, поэтому не заполняется.

Талон заказчика (по линии отреза)

Эту форму заполняет уже заказчик. Впрочем, часто для экономии времени ему дают уже заполненный бланк, и заказчику остается только проверить данные и поставить подпись.

Первый заказчик

Организация. Форма организации и наименование компании-перевозчика. В примере: Общество с ограниченной ответственностью «Бета».

Марка автомобиля. ГАЗ-2310 Соболь.

Государственный номерной знак: в721мс50.

Прицепы. Нет, ставим прочерк.

Государственный номерной знак (прицепа): нет, ставим прочерк.

Первый заказчик. Форма организации, наименование фирмы-заказчика, должность и фамилия ответственного лица со стороны заказчика: ООО «Торговая фирма “Гермес”». Тут же может быть указано ответственное лицо, в нашем примере нет.

Прибытие к заказчику (дата, время, показания одометра). Дата и время прибытия к заказчику: 12.01, 8:20; показания одометра на момент прибытия: 32474.

Убытие от заказчика (дата, время, показания одометра). Дата и время убытия от заказчика: 12.01, 13:50; показания одометра на момент убытия: 32525.

Приложенные ТТД: Перечисляем номера товарно-транспортных документов. В примере ТОРГ-12 от 12.01.2024 № 3, ТОРГ-12 от 12.01.2024 № 4.

Количество ТТД. В примере: 2.

Количество ездок: 2

Экспедитор: нет

Талон заказчика (второй заказчик)

Заполняется аналогично форме «Первый заказчик. В нашем примере один заказчик.

Оформленные путевые листы зарегистрируйте в журнале учета движения путевых листов, если такой журнал ведется в организации. Несмотря на то, что Приказ Минтранса № 390 не устанавливает сейчас обязанность по ведению такого журнала, мы рекомендуем его вести.

С 2021 года журнал можно вести в электронном виде, заверяя внесенные в него сведения усиленной цифровой подписью. При этом должна быть возможность распечатать его на бумажном носителе.

Приказ Минтранса РФ №390 ничего не говорит о том, нужно ли хранить путевые листы и в течение какого срока. Однако согласно п. 553 Приказа Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» при отсутствии других документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда, срок хранения путевых листов составляет 5 лет.

Кстати: путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами (чтобы можно было проверить их одновременно).

Обращаем ваше внимание, что мы специализируемся на обеспечении безопасности дорожного движения, поэтому пример заполнения путевого листа имеет акцент на обязательных реквизитах с точки зрения требований Минтранса РФ. Что касается остальных реквизитов, то они носят приблизительный характер.

Автор статьи: Ольга Карагаева