Часто бывает, что организация, не имеющая своих автомобилей, берет их у другой организации или ИП в аренду. В таких случаях возникает закономерный вопрос: а кто, собственно, должен в этом случае проводить медосмотры, контроль технического состояния автомобилей, заполнять путевые листы?
Давайте разбираться.
Начнем с того, что существует два вида аренды транспортных средств:
1) Без экипажа. Это обычная аренда, когда одна компания передает ТС в пользование другой организации на определенный срок.
2) С экипажем. Тут арендодатель не просто передает автомобиль в пользование — он еще и предоставляет своего водителя, а также отвечает за техническую, а иногда и коммерческую эксплуатацию: заправляет и ремонтирует авто, моет, меняет так называемые расходники.
Если компании заключили обычный договор аренды, то все мероприятия по ОБДД должен осуществлять арендатор: именно он эксплуатирует этот автомобиль, пусть и не является собственником. Ведь требования по обеспечению безопасности дорожного движения, согласно ст. 20 ФЗ «О БДД», возлагаются на «организации и ИП, осуществляющие эксплуатацию транспортных средств». А еще вывод о том, что обязанность оформления путевого листа ложится на того, кто его эксплуатирует, следует из п. 8 Приказа № 368.
А вот если автомобили арендуются с экипажем, то услуги по управлению транспортным средством и по его технической, а чаще всего, и коммерческой эксплуатации оказывает арендодатель. Поэтому он оформляет путевые листы, заправляет автомобиль, обеспечивает прохождение медицинского и технического осмотров.
Тогда возникает еще один вопрос: как же арендатору подтвердить расходы на ГСМ в том случае, если по договору топливо и «расходники» оплачивает он сам?
Ответ прост. Чтобы арендатор мог спокойно обосновать налоговикам свои расходы на ГСМ, ему нужно договориться с арендодателем о том, что организация, предоставившая машины, будет также предоставлять в распоряжение арендатора заверенные копии всех путевых листов. И сделать это лучше заранее — то есть, прописать это условие в договоре.